Logiciel de recrutement : Les 5 fonctionnalités indispensables

Vous êtes responsable des ressources humaines d’une entreprise, et vous réfléchissez à investir un logiciel de recrutement ? Vous avez bien raison, puisque celui-ci peut littéralement améliorer votre productivité, et vous aider à trouver les profils adéquats. Néanmoins, et face à l’investissement important que représente la licence d’un logiciel de recrutement, nous souhaitons présenter les fonctionnalités qui sont véritablement utiles, et dont vous devez valider la présence, avant d’investir.

 Logiciel de recrutement : Les 5 fonctionnalités indispensables

Nous allons détailler les principales fonctionnalités indispensables, auxquelles vous devez penser lorsque vous aller vous équiper d’un logiciel de recrutement :

  • Un espace recrutement sur votre site internet

Lorsque les candidats vont intentionnellement vouloir candidater dans votre entreprise, ils vont chercher en priorité à se connecter sur votre espace carrière. Il s’agit de l’espace où sont censés être présents toutes vos offres d’emplois, où sera présenté votre politique RH, vos valeurs, une présentation de vos métiers, le processus de recrutement, mais surtout l’espace où les candidats pourront y déposer leurs CV, ainsi que leurs lettres de motivation. Il faut que la candidature soit facile (comme sur LinkedIn en peu de clics), sinon, le risque d’abandon sera fort, et vous risquez vous priver de candidats intéressants.

 Votre espace de recrutement doit proposer vos offres d’emplois, avec la possibilité de les filtrer. A noter que sur les sites institutionnels, la page recrutement est souvent la page qui récolte le plus de trafic depuis Google. Il sera également parfois du premier contact entre le candidat et votre société, donc prenez-bien le temps d’en faire un espace de qualité. N’oubliez pas de proposer un espace pour les candidatures spontanées, et de penser à supprimer les offres déjà pourvues.

Le logiciel de recrutement doit vous permettre (à travers une API) de remplir automatiquement les offres sur votre site, et de vous redescendre automatiquement les candidatures vers une base de données. Les CV et lettre de motivation seront conservés dans votre CVthèque, que vous pourrez conserver, et réutiliser au besoin. Par ailleurs, la technologie de synchronisation automatique doit être facile à utiliser, et ne dois pas demander des coûts de développement interne important, puisqu’ils viendront s’intégrer dans votre propre structure technologie (WordPress ou autre CMS).

  • Une multidiffusion des annonces

 Un grand nombre de moteurs de recherches d’emplois existent en France, et sont largement consultées par les français. Par exemple, l’APEC compte 850k visiteurs par mois et Monster 1.5M, sans compter les autres sites spécialisés, comme Indeed, Linkedin ou encore LeBonCoin.

 Bref, afin que vos offres soient visibles (aux chercheurs d’emplois et également à destination des personnes en poste), il faut qu’elles soient multi-diffusées sur l’ensemble des sites d’annonces d’emplois. Cela est d’autant plus vrai que vous aurez des postes de cadres, qui trouveront plus facilement des candidats sur LinkedIn ou l’APEC, tandis que d’autres postes moins qualifiés, trouveront plus facilement preneur sur Leboncoin. N’oubliez pas également que vous pouvez viser les jobboards des universités, écoles ou encore du pôle emploi, qui vous permettront de cibler des profils intéressants.

Ainsi, validez absolument que votre logiciel de recrutement soit capable de multi-diffuser sur toutes les plateformes qui vous intéressent, faute de quoi, vous devrez le faire manuellement, et cela peut rapidement tourner au cauchemar. La multidiffusion est véritablement un des arguments clés qui justifie en lui-même l’achat d’une licence d’un logiciel de recrutement.

Enfin, sachez que grâce à votre présence sur différents sites, vous allez pouvoir toucher plus de candidats, toucher des profils très précis, mais surtout améliorer votre image de potentiel employeur, et garnir votre portefeuille de CV, que vous pourrez réutiliser pro-activement par la suite.

Dernier point, n’oubliez pas de valider que votre outil vous permet de dégager des statistiques sur les offres publiées, afin d’être en mesure de connaitre la performance de vos campagnes de recrutement. Effectivement, les moteurs de recherches d’emplois demandent souvent une commission (environ 500€ sur l’APEC) pour déposer une offre. La remontée des statistiques vous permettra d’investir uniquement dans les sites qui ont un ROI intéressant.

  • Trier et évaluer les candidats

Une fois que vous aurez publiez vos offres, vous allez probablement crouler sous les candidatures (du loufoque aux personnes ayant les compétences nécessaires), vous aurez alors besoin que votre logiciel de recrutement vous mâche le travail, afin d’organiser les nombreux CV que vous recevrez, et les classer en fonction de l’intérêt que vous y portez. Vous pourrez ainsi plus facilement vous focaliser sur les profils les plus intéressants.

 Après les premiers entretiens d’embauches réalisés, vous pourrez laisser votre appréciation dans votre logiciel de recrutement, afin d’être en mesure de garder précieusement vos évaluations sur les candidats, et permettre de mieux comparer les logiciels entre eux. Le but étant de faire le meilleur choix pour votre entretien, prise de décision facilitée par la technologie de votre logiciel.

 Par ailleurs, l’outil devra vous permettre de constituer votre CVthèque, avec des profils dont vous n’avez pas besoin dans l’immédiat, mais dont vous vous réservez la possibilité d’avoir à consulter ultérieurement.

  • Piloter le pipeline de candidats

Un logiciel de recrutement doit permettre d’indiquer le statut du recrutement de chacune des candidatures : c’est-à-dire, soumise, évaluée, 1er entretien, tests mathématiques, 2ème entretien, proposition salariale, recrutement validé. Plus votre entreprise grandira, plus vous aurez de candidats à gérer, et vous pourrez ainsi d’éviter des candidats en route. Surtout, cela vous évitera d’oublier un candidat en route, alors que de son côté, il est en attente d’une communication de votre part.

Également, vous pourrez y conserver les informations sur les prétentions salariales des candidats, afin de les partager au directeur financier, qui donnera son accord (ou pas) au recrutement, et vous indiquera les marges de manœuvres financières envisageables.

Enfin, veuillez valider que votre logiciel de recrutement sera conforme avec la législation RGPD. C’est-à-dire la loi sur la protection des données personnels, qui s’appliquent à vous, car vous êtes détenteur d’informations sur les candidats. Cela revient à supprimer les données des candidats, s’ils vous en font la demande, où que vous deviez leurs communiquer les informations que vous détenez à leurs égards, s’ils en font également la demande.

  • Travailler avec plusieurs recruteurs

Il existe deux typologies d’organisation d’une équipe de ressources humaines qui justifient l’utilisation d’un logiciel.

  • Si vous êtes la seule personne des ressources humaines dans votre entreprise, vous souhaitez probablement garder la trace de votre travail, afin de faciliter la succession au collaborateur qui prendra votre succession.
  • Si vous travaillez dans une équipe de plusieurs recruteurs, un logiciel vous permettra d’assigner les candidats à un recruteur unique. Cela évitera de perdre du temps dans le partage d’informations, et vous permettra de mesurer la productivité de chacun des recruteurs et d’éviter la rétention d’informations entre collègues.

En conséquence, c’est plus facile de bricoler avec Excel lorsque l’on est le seul chargé du recrutement, mais dès que les besoins augmentent, cela devient incontournable de structurer sa cellule de recrutement. L’organisation est la clé pour rester productif. Le temps de vos collaborateurs vous coute de l’argent, ne l’oubliez jamais.

Mon point de vue sur les logiciels de recrutement

Pour conclure, cette liste représente les fonctionnalités nécessaires, mais est non exhaustive. Nous avons listé uniquement les plus importantes.

Pour votre gouverne, le cout d’un logiciel de recrutement se calcul généralement en abonnement mensuel, en fonction des fonctionnalités que vous allez chercher, et surtout du nombre d’utilisateurs. Il faut compter plusieurs centaines d’euros par mois, et par utilisateurs, tarif qui sera dégressif, si vous avez beaucoup d’utilisateurs.

Évidement et avant de vous abonner, regardez bien la durée d’abonnement auquel vous êtes engagé, afin d’être en mesure de changer de logiciel, si celui que vous utilisez ne vous convient pas. Par ailleurs, il vous faudra évaluer les développements techniques à réaliser, afin de l’intégrer dans votre site internet, et le rendre connecté avec le serveur du logiciel, dans le cloud. Privilégiez une solution où ces démarches seront facilitées.

Si vous avez des questions particulières, vous pouvez les poser ci-dessous, et je ferai de mon mieux pour y répondre.

Pierre Tabuteau

Pierre Tabuteau est le fondateur du site, Coachme.fr, qui a pour objectif de vous donner les meilleurs conseils pour réussir. Je donne des tuyaux sur le monde de l'entreprise & de l'informatique, qui sont intimement liés !

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