Remboursement des frais de déplacement (modèle d’email)

Se faire rembourser le déplacement d’un entretien d’embauche

Vous venez de passer un entretien d’embauche, et vous souhaitez vous faire rembourser pour les dépenses réalisées afin de rejoindre le recruteur ? Nous vous conseillons d’envoyer l’email ci-dessous, afin de demander avec les formes, un remboursement des frais de déplacements et d’hébergement engagés, sans pour autant se fâcher avec l’entreprise.

Email pour obtenir un remboursement des frais

Ci-dessous un courriel à envoyer au recruteur dans les 48h suivant votre déplacement :

« Objet : Demande de remboursement des frais de déplacement

Madame, Monsieur le responsable des ressources humaines,

Dans le cadre de la série d’entretien de recrutement, réalisée jeudi dernier, je vous sollicite afin d’être en mesure de me faire rembourser les frais engagés pour me rendre dans votre société.

Effectivement, mon domicile est situé à 250klm de votre entreprise, ce qui a nécessité la réservation de billets de train, ainsi qu’une nuit d’hébergement, afin d’être présent à 8h, à l’heure du rendez-vous convenu.

Vous trouverez ci-joint les factures de ces dépenses, ainsi que mon RIB, afin que vous puissiez effectuer le remboursement.

En vous remerciant par avance pour le traitement de ma demande, veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de mes respectueuses salutations. (formule de politesse)

Cordialement,

Jean Leguin »

Conseils pour obtenir votre remboursement

Quelques conseils à suivre pour obtenir son remboursement :

• Penser à bien garder toutes les factures des frais engagés, car l’entreprise ne pourra vous rembourser que sur présentation de ces justificatifs. L’entreprise les entrera dans ses comptes comme une charge, afin de les faire passer comme des frais interne, ce qui diminuera son imposition sur les bénéfices.
• Envoyer l’email dans les 48h qui suivent votre entretien d’embauche, sauf si vous souhaitez attendre d’avoir la réponse à votre candidature, et de demander un remboursement uniquement si vous n’êtes pas embauché.
• S’il s’agit de votre véhicule, vous aurez des difficultés à obtenir une indemnité kilométrique pour l’usure du véhicule, au-delà du remboursement des frais d’essences engagés. Dans ce cadre-là, vous pourrez faire une facture d’essence légèrement supérieur, à ce que vous avez réellement consommé.
• Si avez devez faire appel à un hébergement, vous devrez respecter un montant maximum de dépenses / jour, celui régit par l’entreprise. Dans la mesure du possible, essayez de ne pas engager plus de 70 euros par nuit, sauf s’il s’agit d’un déplacement en Ile de France.
• Vous pouvez également inclure le petit déjeuner, et les transport en commun pour vous rendre à l’entreprise. Se faire défrayer un taxi est envisageable, uniquement si l’entreprise n’est pas desservie par les transports en commun.
• Billets de train, prenez une réservation en deuxième classe, puisque certaines entreprises n’acceptent pas
• Comme à chaque transaction, il faudra bien demander une facture, et penser à la conserver, la scanner, et la transmettre aux ressources humaines, s’ils acceptent votre demande de défraiement.
• Vous pouvez demander à l’entreprise les recommandations sur le montant des dépenses que vous pouvez réaliser, dans le but de vous faire rembourser. Ainsi, vous n’aurez pas de mauvaise surprise.

Questions sur les notes de frais et remboursement

A noter que l’employeur va passer votre remboursement en charges dans son compte de résultat, via les notes de frais que vous devez lui transmettre, ce qui viendra diminuer son bénéfice imposable (si celui-ci est positif). Cela veut dire que le montant que la note de frais que vous aller demander à l’employeur de payer coutera in fine un peu moins cher à l’entreprise (environ 33% de moins si elle est imposable sur les bénéfices). Ainsi, n’ayez pas de scrupules pour demander ce remboursement, d’autant plus que les entreprises ont des budgets prévus pour ce poste de dépense, et que le remboursement de votre billet de train sera une goute d’eau sur leurs chiffre d’affaires total.

Par ailleurs, certaines entreprises pourront vous proposer de réserver pour vous la réservation du train, d’hôtel et d’avion, car elles ont des accords avec des sociétés de réservation, qui leurs accordent des remises en fonction du volume de réservation annuel.C’est à dire que le prix de l’hôtel que vous verrez affiché sera jusqu’à 30% différent de celui qui sera réellement payé par l’entreprise, car elle a des volumes de réservation beaucoup plus importants.

Enfin, sachez que l’entreprise peut mettre du temps à vous rembourser, car elle préfèrera vous faire supporter l’avance des frais, qui est de la trésorerie pour elle. Son but étant d’être payé le plus rapidement, mais de payer ses dettes le plus tard possible, afin de pouvoir placer le cash disponible, et le faire fructifier. Dans ce cas-là, n’hésitez pas à relancer régulièrement le recruteur, afin de faire accélérer la procédure.

Pour terminer, si vous avez des questions techniques sur le sujet de notes de frais et remboursement, vous pouvez le faire dans les commentaires ci-dessous.