Email pour convoquer un salarié à un entretien préalable au licenciement

Vous souhaitez licencier une personne ? Et du coup, vous vous demandez comment procéder et savoir si vous pouvez le faire par email ou uniquement via courrier recommandé ?

Email pour convoquer un salarié à un entretien préalable au licenciement

Informations sur la convocation à un entretien préalable de licenciement

Avant toute chose, sachez que la Cour de cassation, dans un arrêt du 24 septembre 2013, a indiqué que l’email était une moyen valide pour convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement.

Il faut néanmoins être certain que ce mail est bien adressé personnellement au salarié, et que celui-ci l’a consulté, dans les délais impartis. Néanmoins, en cas de litige avec le salarié, rien ne vaudra l’utilisation d’un recommandé, comme preuve irréfutable (la signature).

Si vous décidez toutefois d’envoyer un courriel, nous conseillons de l’envoyer avec une demande d’accusé de réception auprès de salarié. Vous pouvez retrouver ici un tutoriel sur les accusés de réception.

Quelques conseils à suivre pour bien respecter la législation

  • Ce mail de convocation à un entretien préalable de licenciement est clé, puisque le salarié va apprendre que vous souhaitez mettre fin au contrat de travail que le lie avec votre entretien. Dans ce cadre-là, il faut rédiger ce mail avec une grande précaution, et rester le plus humain possible.
  • Entre le moment où vous envoyez le mail (ou le recommandé) et le moment où vous planifiez l’entretien préalable au licenciement, vous devez respecter un délai ouvrables de 5 jours, sachant que les samedi et dimanche ne comptent pas.
  • La convocation à un entretien préalable de licenciement est obligatoire, même si le salarié est actuellement absent pour maladie ou absentéisme.
  • Il est interdit de procéder à une convocation verbal, puisque cela risquerait de rendre la procédure irrégulière, y compris si vous tentez pas la suite d’utiliser un moyen légal pour organiser cette convocation. (cour de cassation, arrêt N15-13007 du 10 Janvier 2017).
  • Dans le cas d’un licenciement pour motif disciplinaire, l’entreprise a deux mois à partir du moment où elle a connaissance des faits, pour envoyer ce mail de convocation.
  • Il est obligatoire de préciser dans le corps de l’email: l’objet de l’entretien, la date, l’heure, le lieu, et la possibilité de se faire assister pendant l’entretien.
  • Dans le mail de convocation, vous n’êtes pas obligé de préciser les reproches au salarié qui vous contraignent à le licencier. Vous pourrez présenter les motifs uniquement pendant l’entretien (arrêt n°12-23198).
  • Dans les 15 jours suivant la notification, le salarié peut demander des précisions sur les motifs de son licenciement. L’employeur disposera à son tour de 15 jours pour y répondre.

Modèle d’email pour envoyer une convocation à un entretien préalable au licenciement

Vous pouvez utiliser le template d’email que nous avons écrit ci-dessous :

«  Objet : Convocation à un entretien préalable au licenciement

Ordre : Madame, Monsieur,

Corps de l’email : Par le biais de cet email, nous vous informons que nous lançons une procédure afin de mettre fin au contrat de travail que nous lie, et engageons ainsi une procédure de licenciement à votre encontre.

Comme la loi le préconise, et en application des règles des articles L. 1232-2 et R. 1232-1 du Code du travail, nous vous prions de bien vouloir vous rendre à (l’endroit où se situe l’entreprise), le (date la convocation), à X heures pour votre entretien préalable au licenciement. Cet entretien aura lieu avec Madame/Monsieur (+ fonctions à indiquer), qui vous indiquera les raisons pour lesquels nous sommes contraints de procéder à votre licenciement, et pendant lequel, vous pourrez nous fournir vos explications. A l’occasion de cet entretien, vous pourrez être assisté de la personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise, conformément aux dispositions de l’article L. 1232-4 du Code du travail.

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de mes sentiments les meilleurs pour la suite de votre carrière.

Cordialement,

Monsieur le responsable des ressources humaines, »

Dans quel cadre une convocation a un entretien préalable au licenciement est obligatoire ?

Il faut savoir que si votre salarié est en période d’essai, ou que son contrat à durée déterminée se termine, vous n’avez pas le convoquer pour un entretien préalable au licenciement, car le contrat que vous l’aviez fait signé lui indiquait dès le début la date de fin de son contrat, ou alors, la période d’essai, vous permettez de mettre fin à son contrat de travail, sans les contraintes lourdes d’une procédure de licenciement.

Quel accompagnement juridique lors d’une procédure de licenciement ?

Les salariés en situation de licenciement peuvent se retrouver très procédurier, et envoyer leur employeur au conseil de Prud’Hommes afin d’obtenir des indemnités. Effectivement, il ont l’impression qu’ils n’ont plus rien à perdre vis à vis de leur futur ex-employeur, et vont ainsi, essayer d’obtenir le maximum d’argent. Dans ce cadre-là, et afin d’éviter de faire des erreurs sur la procédure, nous vous conseillons d’avoir un avocat conseil.

Renseignez-vous sur Internet, il y a des cabinets intéressants comme Darmon ou Seror. Bien que faire appel à un cabinet d’avocat peut s’avérer couteux, celui-ci peut permettre in fine de réduire les coûts, en mettant au maximum la loi de votre côté, surtout si vous sentez que vous manquez d’arguments de fonds afin de justifier le licenciement, et que celui-ci, sera contesté par le salarié visé. Par ailleurs, il vous aidera à n’avoir aucun vis de forme lors de la convocation, l’entretien préalable au licenciement, et les différents courriers que vous échangerez avec votre (ex) salarié. Dernier point, l’avocat pourra négocier directement avec l’avocat de la partie adverse, sans que vous ayez à discuter directement avec votre ancien salarié.

Si vous avez d’autres conseils à partager sur la convocation pour un entretien préalable à un licenciement, vous pouvez le faire en utiliser les commentaires ci-dessous.

Pierre Tabuteau

Pierre Tabuteau est le fondateur du site, Coachme.fr, qui a pour objectif de vous donner les meilleurs conseils pour réussir. Je donne des tuyaux sur le monde de l'entreprise & de l'informatique, qui sont intimement liés !

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