Vous êtes responsable d’une PME ou d’une start-up ? Office Manager ou Space Planner ? Ou encore architecte pour bureaux ?  Bref, vous allez apporter des modifications à l’aménagement intérieur de votre entreprise, et vous voulez valider les règles de bons-sens, afin que votre salariés soient productifs, mais surtout heureux ! Bref, voilà quelques conseils sur les principaux axes de travail, lorsque vous allez chercher à aménager vos nouveaux bureaux (open space et bureaux individuels).

16 conseils pour bien aménager l’intérieur de son entreprise

Mes 16 conseils et points de vigilance lorsque vous allez aménager vos nouveaux bureaux :

• Isolation phonique

Dans l’Open Space, il est stratégique d’être en mesure de diminuer au maximum les bruits. Cela peut passer par un plafond capteur de bruits ou encore par une scission de l’espace en plusieurs espaces, en y intégrant des meubles ou des salles de réunion. Cela diminuera le nombre de personnes par pièces et ainsi freinera la propension du son. Vous pouvez faire appel à un architecte professionnel et un acousticien afin d’obtenir les meilleurs résultats sur cette dimension, et ce afin de maximiser le bien être au travail des salariés. 

• Charger le moins possible

Il est important d’aérer vos locaux et de les charger le moins possible. Effectivement, lorsque vous faites vos plans, les locaux sont vides. Mais ensuite, ils seront plein de collaborateurs. Du coup, il ne faut pas trop charger les bureaux « a vide », afin qu’ils restent aérés et agréables « à plein ». Du moins, c’est mon conseil !

• Des « cabines acoustiques »

Vos collaborateurs auront très probablement de nombreux coups de téléphone à passer (pro comme perso). Si votre architecture est majoritairement en Open Space, il faut que vos collaborateurs aient une espace (pas trop éloigné), pour passer leurs appels en toute discrétion, sans monopoliser une salle de réunion. Ainsi, il est recommandé de faire l’acquisition de « phone booth » qui sont phoniquement isolé du reste, et qui garantiront la confidentialité des échanges téléphoniques. Autre bénéfice, cela pourra permettre d’éviter certains coups de téléphone bruyants dans la pièce: pour le plus grand bonheur de vos salariés !

Quelques exemples de cabines acoustiques, dont le prix se situe entre 6 500 HT et 28 000 HT pour des pièces accueillant jusqu’à 8 salariés. 

• Espaces collaboratifs

Il va falloir donner au maximum à vos collaborateurs la possibilité de travailler ensemble. C’est à dire des salles de réunions formelles, mais aussi informelles. C’est à dire que vous pouvez prévoir des zones « cocooning » où vos salariés pourront se retrouver à 2/3/4 et échanger sur une thématique précise, sans avoir l’impression d’être en réunion. Vous pouvez agrémenter ces zones de paperboards ou encore de tableaux avec des marqueurs veleda.

• Un éclairage pour tous

Attention à l’éclairage. Chaque collaborateur doit avoir accès à un éclairage naturel, et son bureau, ne doit dans la mesure du possible pas donner face à un mur. Si vous estimiez que l’éclairage est insuffisant, il faudra penser à ajouter de la lumière, qui ne fasse pas trop artificielle. Le mieux sera de faire un test, et de vous assoir à chacun des futurs postes, afin de valider que la luminosité ne fasse pas mal aux yeux. Ce point est important, car j’ai déjà vu des collaborateurs malheureux, car ils estimaient qu’ils manquaient de lumière naturelle dans leurs bureaux.

• Pas (trop) de décoration

Ne surchargez pas vos futurs locaux en décoration. Effectivement, vous pouvez laisser des espaces de communication pour les informations que vous souhaitez partager avec les collaborateurs, et également à destination des clients (s’ils ont vocation à entrer dans votre bâtiment). Néanmoins, votre bâtiment doit rester « aéré » et ne doit pas être trop chargé par les divers écriteaux ou messages publicitaires. Il en va de la perception et de la qualité de vie de vos collaborateurs dans leurs locaux.

• Des rangements personnels

Vos salariés vivent dans l’entreprise ! Ils trimballent avec eux leurs affaires persos, les affaires de sport, leurs casque de moto, etc.. et ils conservent de nombreux affaires personnelles (portefeuille, documents de banques, impôts etc..). Ainsi, il faut prévoir un espace de stockage personnel, si possible sous clé, où les salariés pourront garder leurs affaires de manière sécurisée.

• Le coin cuisine est stratégique

L’espace cuisine est stratégique. C’est là où vos salariés vont se retrouver pour les temps « off« , comme le déjeuner, les cafés, mais également certains échanges business informel. Il y a un grand partage d’informations dans cette zone. En conséquence, faites une cuisine chaleureuse, fonctionnelle et permettant d’accueillir l’intégralité de vos salariés. Des grandes tables doivent permettre de déjeuner en équipe, un frigo doit être laissé à disposition, et surtout un micro-onde, afin que les salariés puissent réchauffeur leurs plats. Pensez à y mettre des couverts et assiettes, et surtout un lave-vaisselle, afin de faciliter le travail du personnel de ménage.

• Personnalisation des locaux
  

Dans votre entreprise, il devrait y avoir différente équipes : commerciale, finance, comptabilité, juridique, production etc.. bref, chaque métier a ses propres particularités. J’ai constaté que les salariés aiment personnaliser leurs bureaux, avec des images de leurs soirées ou encore des créations qu’elles ont réalisées. Du coup, laissez la créativité de vos salariés s’exprimer, et cela aidera grandement à ce qu’ils s’approprient leurs locaux.

• Suffisamment de toilettes

Le loi légifère cet aspect : au minimum un toilette mixte jusqu’à 10 salariés, et deux au minimum (non mixte) entre 11 et 19 salariés. Mais c’est surtout le bon sens qui prime. Essayez d’éloigner les toilettes des open-spaces, afin d’atténuer les effets des odeurs et du bruit pour les salariés. Vous pouvez également y intégrer des douches dans cette zone.

• Prévoir des cabines de douche

Les salariés viennent de plus en plus à vélo. Par ailleurs, ils apprécient faire un footing le midi ou faire des parties de football, tennis, ou encore d’autres sports. Du coup, c’est un gros plus pour la qualité de vie des salariés d’être en mesure de prendre un douche sur le lieu de travail. N’oubliez pas qu’un salarié qui fait du sport est en meilleur santé, et fera statistiquement moins d’arrêt de travail. 

• Machine à café en libre service

La machine à café et la bouilloire à thé sont deux outils essentiels pour le bien-être et même la productivité des salariés. Effectivement, un café à l’arrivée le matin, et le midi après le déjeuner aident grandement à l’éveil des équipes et à leur productivité. C’est pourquoi, je suis plutôt favorable à l’offrir  aux salariés, plutôt qu’une solution payante à la consommation. Pour le café, des tasses seront à prévoir dans l’espace cuisine (facilement lavables grâce au lave-vaisselle) et pour éviter de gaspiller des gobelets en plastique !

• Un distributeur de repas

Si vous n’avez pas de cantine dans votre bâtiment, vous pouvez prévoir d’intégrer un distributeur de repas dans votre cuisine. Plusieurs entreprises se sont mis sur le créneau : financé en partie -ou pas- par l’entreprise. C’est en tout cas une valeur ajouté pour les salariés, même s’il faut compter un minimum de 100 salariés pour envisager cette solution. Par exemple : LeBonBocal propose un système de restauration via bocaux.

• La signalétique est importante 

La signalétique est souvent un critère oublié (ou jugé moins prioritaire) lors de la refonte des locaux. Or, il est important d’aiguiller chaque salarié sur les équipes de salariés présentent dans chacune des parties de vos locaux. Effectivement, vous pouvez recevoir du personnel externe, des consultants, des clients voir des visiteurs, et ils apprécieront pouvoir identifier rapidement l’interlocuteur qu’ils recherchent, et ne pas se perdre dans le dédale de vos couloirs.

• Prévoir la croissance future
  

Vous ne connaissez pas aujourd’hui la croissance future de votre entreprise. Celle-ci peut grandir, comme vous pouvez être contraint de diminuer le nombre de collaborateurs, et ainsi de sous-louer vos locaux. Dans ce cas-là, il faut que votre aménagement vous permette de faire face à ces évolutions. Ainsi, prévoyez des solutions modulables, où vous pourrez ajouter des nouveaux bureaux, et accompagner la croissance d’une équipe, tandis que vous pourrez également cloisonner d’autres parties, afin d’être en mesure d’accompagner la croissance de l’équipe finance ou des ressources humaines.

• Intégrez vos salariés dans l’évolution
  

Dernier point, mais le plus important. Il faut consulter au maximum les équipes afin de connaitre leurs besoins. Vous devez montrer que vous vous intéressez à leurs avis (que vous leurs demandez d’ailleurs), afin de leur donner le sentiment que leurs recommandations sont prises en compte, et que le déménagement n’est pas imposé, et pensé, par des personnes qui sont en dehors de leur quotidien. Par ailleurs, cela permettra d’intégrer des modifications importantes (voire essentielles) auxquelles vous n’avez probablement pas pensé.

Pour aller plus loin : si vous avez des questions sur l’aménagement intérieur de votre entreprise, et de son open-space et bureaux, vous pouvez poser vos questions ci-dessous, et j’essaierai d’y répondre au mieux 😉