Top 9 des logiciels pour gérer les notes de frais en entreprise

Vous êtes un entrepreneur ? Et vous cherchez un logiciel afin de gérer les notes de frais dans votre entreprise ? Vous voulez faciliter le processus de remboursement et à la fois augmenter les contrôles ? Et permettre de sauvegarder en ligne toutes les notes de frais et factures, afin de l’intégrer dans votre comptabilité ? Bref, voici ma sélection des meilleurs logiciels, afin de gérer les notes de frais de votre entreprise.

Voici (selon moi) les meilleurs logiciels afin de gérer ses notes de frais en entreprise :

1.      Onexpense

C’est un logiciel de renom qui peut être utilisé pour  la gestion de notes de frais. L’application est très simple. Il suffit de prendre en photo le ticket de caisse ou la facture pour qu’Onexpense reconnaisse la dépense. Mais vous pouvez aussi l’utiliser pour connaître les notes de frais kilométriques et pour obtenir des modèles de dépenses tels que le parking, le restaurant, l’hôtel ou encore le carburant. C’est un logiciel rapide et facile à prendre en main.

2.      N2F

Cette application qui a vu le jour dans la ville de Bourg-en-Bresse dans l’Ain permet de prendre en photo les justificatifs des notes de frais. Vous pouvez aussi l’utiliser pour extraire les éléments-clés afin de faire une saisie automatique de différentes notes de frais. Ces éléments clés incluent la date, la devise, le montant TTC, le taux du TVA et aussi le litrage de carburant.

Sinon, le logiciel permet de gérer les factures électroniques qui ont été délivrées en pièces jointes dans les différents mails. Il permet également de faire le calcul des indemnités kilométriques en fonction du barème fiscal. Muni d’un google maps, il vous permet aussi de calculer les distances parcourues.

Son plus grand avantage réside dans le fait qu’il peut être utilisé en mode hors connexion et propose une conversion automatique dans 170 devises en fonction du taux de change de référence. De plus, il offre 11 langues d’utilisation et assure une sécurité optimale via la synchronisation automatique des photos des reçus qui sont redirigés dans l’espace web du client.

3.   Izyfrais

100% française, IzyFrais est une plateforme qui décode vos dépenses avant de les classer dans votre espace personnel que vous pouvez modifier comme bon vous semble. Vous devez simplement approuver le remboursement de frais personnels depuis l’application pour qu’il soit validé. Vous pouvez également recourir au service pour transférer des informations vers le logiciel comptable.

Facile à prendre en main même pour les débutants, ce logiciel de gestion de notes de frais en entreprise permet aussi de faire l’édition de tableaux récapitulatifs pour vos différents reportings. Sinon, la force de cette application réside dans le fait que ses services sont accessibles en prépayé.

4.  Evoliz

Ce programme vous permet de prendre directement en photo vos notes de frais ainsi que toutes les dépenses de votre entreprise. Il permet également de faire une liaison automatique de votre bannette électronique à votre programme comptable. Vos données seront alors traitées automatiquement. Le plus grand atout de cette application, c’est le fait qu’il peut marcher en mode « hors connexion ». Ainsi, vous pourrez facilement effectuer le traitement de vos dépenses de tous les jours même si vous êtes en déplacement.

Avec ce logiciel de gestion de notes de frais professionnel, vous pourrez avoir un justificatif d’achat à chaque fois que vous le souhaitez. Cela favorisera vos opérations de remboursement. En outre, avec l’outil OCR ou reconnaissance optique de caractères, vous pourrez lire facilement vos données et les intégrer facilement dans vos systèmes d’informations.

5.  Notilus

Outre le fait qu’il permet de gérer les notes de frais d’une entreprise, Notilus permet également la prise en charge d’un bon nombre de tâches en rapport avec les déplacements professionnels au sein de l’entreprise. À citer, on distingue l’ordre de mission, la réservation online et offline, les factures fournisseurs, le reporting, etc. De plus, vous pouvez aussi l’utiliser pour gérer la flotte des véhicules et les dépenses en téléphonie de l’entreprise.  Sans oublier de préciser qu’il répond aussi aux attentes et aux spécificités du secteur public et des comptes assimilés.

Voir : https://www.notilus.fr/note-de-frais/logiciel-service-financier/

6. Jenji

C’est un logiciel qui vous permet la gestion des dépenses en entreprise, de vos frais kilométriques, mais aussi celles de la refacturation des frais, des cartes des affaires, des devises ou encore du taux de change. Vous pouvez aussi l’utiliser pour le contrôle interne et la gestion des écritures comptables. Son avantage, c’est qu’il permet de gérer les notes de frais d’une manière totalement synchronisée et en temps réel.

Sinon, il favorise la numérisation, la lecture et le traitement automatique de vos factures. Ce qui pallie la monotonie de la saisie manuelle et favorise un gain de productivité. Sinon, Jenji est  aussi accessible pour les entreprises et les experts comptables via la plateforme collaborative qui propose OCR pour le traitement des factures. Cette application complète convient très bien aux entrepreneurs, professions libérales, experts-comptables, TPE, PME, grandes entreprises, etc.

7. Expensify

C’est un outil qui facilite la gestion des justifications de dépense en associant de nombreuses fonctionnalités telles que les notifications de vol, les retards à l’embarquement, ou encore le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques, une fonction qui doit être activée pour le respect de la vie privée des collaborateurs. . En outre, avec Expensify, vous pouvez effectuer un agencement des services selon votre secteur d’activité afin de mettre en avant les informations que vous nécessitez réellement.

Questions & Réponses

1. Qu’est-ce qu’une note de frais professionnelle ?

Une déclaration de frais professionnels est un document utilisé pour suivre et déclarer les dépenses engagées par une entreprise ou un particulier. Le rapport peut être utilisé à des fins fiscales et pour suivre les dépenses de l’entreprise.

2. Comment remplir un rapport de dépenses professionnelles ?

Pour remplir une déclaration de frais professionnels, vous devez dresser la liste de toutes les dépenses que vous avez effectuées, en indiquant la date, le montant et l’objet de chaque dépense. Vous devrez paussi fournir des reçus ou d’autres documents à l’appui de vos dépenses.

3. Quels types de dépenses puis-je inclure dans ma déclaration de frais professionnels ?

En règle générale, tout type de dépense nécessaire et directement liée à votre entreprise peuvent être inclus dans votre note de frais. Il peut s’agir de fournitures de bureau, de frais de déplacement, de frais de publicité et de marketing, etc, le tout étant encadré par la loi.

4. Y a-t-il des dépenses que je ne peux pas inclure dans ma déclaration de frais professionnels ?

Il y a certains types de dépenses que vous ne pouvez pas déduire dans votre rapport de dépenses d’entreprise, comme les dépenses personnelles, les dépenses en capital et certains types de frais de divertissement. Vous devriez consulter votre comptable ou votre conseiller financier pour vous assurer que vous déduisez les bonnes dépenses.

5. Dois-je conserver les reçus de mes dépenses professionnelles ?

Il est toujours bon de conserver les reçus de vos dépenses professionnelles, car ils peuvent servir de pièces justificatives pour vos demandes. Dans certains cas, il peut vous être demandé de présenter des reçus ou d’autres documents avec votre note de frais.

6. À quelle fréquence dois-je remplir une note de frais professionnelle ?

Il n’y a pas de fréquence fixe pour remplir une déclaration de frais professionnels, mais il est généralement conseillé de le faire tous les mois ou tous les trimestres. Cela vous aidera à suivre vos dépenses et à vous assurer que vous déduisez les bonnes dépenses dans vos impôts.

7. Que faire si j’oublie d’inclure une dépense dans ma déclaration de frais professionnels ?

Si vous oubliez d’inclure une dépense dans votre rapport, vous pouvez simplement l’ajouter quand vous vous en souvenez. Cependant, il est toujours bon d’essayer de suivre vos dépenses au fur et à mesure qu’elles se produisent afin de ne rien oublier.

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