Si vous réfléchissez à investir dans un logiciel de paie, voici les fonctionnalités que vous souhaiterez probablement inclure dans votre outil :
1) Comptes de paie – Cela devrait vous fournir tous les détails administratifs nécessaires à la gestion des employés, y compris le revenu de vos employés, leurs déductions et crédits. Le système devrait également vous permettre de créer des talons de paie rapides pour les employés afin d’autoriser les virements automatiques d’argent entre leurs comptes.
2) Paie des employés – Ce composant suivra les transactions financières telles que les salaires, les salaires, le loyer et les autres paiements effectués par vos employés. Le système devrait également vous permettre de transférer automatiquement de l’argent entre les comptes des employés.
3) Conformité de la paie – Ce composant vous fournira des rapports complets sur les heures travaillées par les employés et sur les heures supplémentaires pour lesquelles ils sont payés entre l’heure de début de la semaine et l’heure de fin de la semaine. De plus, cette composante vous montrera quels types de travail ces employés effectuent (c’est-à-dire, travail de bureau, travail administratif ou travail professionnel), afin qu’il n’y ait pas de surprises au moment de calculer les impôts dus sur leur salaire.
4) Préparateur de déclarations de revenus des employés – Cette composante vous fournira des services de préparation de déclarations de revenus pour votre entreprise afin que vous n’ayez pas à le faire vous-même ou à compter sur des entrepreneurs externes qui pourraient profiter de votre entreprise en sous-déclarant des revenus ou en préparant trop. déclarations à des fins fiscales (ce qui peut entraîner des amendes). Vous avez besoin d’un système qui vous permet de préparer vous-même tous les formulaires sans l’aide d’une entreprise extérieure, ce qui vous fera économiser beaucoup de temps et d’argent !
5) Système comptable – Pour la plupart des petites entreprises, c’est là que les choses se compliquent car il y a souvent plusieurs départements qui traitent chacun des problèmes fiscaux au sein de leur propre organisation, cependant, la plupart des petites entreprises sont maintenant plus susceptibles que jamais d’avoir un service comptable central qui gère tout ce qui concerne les impôts dus en vertu des lois fédérales, étatiques ou locales (les entreprises de préparation des déclarations ne le font généralement pas).
Les fonctions importantes d’un logiciel de paie
1. Intégration avec d’autres logiciels de paie
La chose la plus importante que vous puissiez faire pour augmenter la convivialité de votre logiciel de paie est de l’intégrer à d’autres logiciels de paie, tels que les logiciels RH, les logiciels de gestion des dépenses et même les logiciels de préparation des déclarations de revenus. Vous devez également vous assurer que l’interface de votre logiciel de paie est conviviale.
Par souci de simplicité, supposons que vous partez de zéro sans aucune expérience préalable en matière de paie ou de RH. Dans ce cas, vous devrez apprendre les ficelles du métier sur la façon d’utiliser les différents modules et fonctionnalités d’un système de paie. Dans un premier temps, vous devriez éliminer les bases en vous renseignant sur chaque module et fonctionnalité avant de les essayer pour de vrai. Si une fonctionnalité n’est pas prise en charge par votre système de paie, ne perdez pas de temps à l’apprendre ; trouvez plutôt quelqu’un d’expérimenté dans sa mise en œuvre qui peut vous aider à comprendre comment cela fonctionne.
Lorsque vous choisissez le module à utiliser pour votre premier projet, tenez compte de sa facilité d’utilisation (en termes de configuration et de démarrage). Certains enfants aiment utiliser des feuilles de calcul ; certains aiment utiliser des bases de données ; certains préfèrent les applications qui facilitent la saisie des données – tant qu’ils peuvent travailler avec des données qu’ils comprennent (et peut-être même donner un sens). Choisissez-en un qui a du sens pour vous, puis partez de là.
À titre d’exemple : supposons que vous allez commencer à utiliser votre système de paie comme outil de suivi des dépenses (hors ligne ou en ligne), mais que vous prévoyez éventuellement d’étendre ses fonctionnalités en incorporant des fonctions de préparation des déclarations de revenus. À ce stade, vous voudriez un module dans votre système qui permette d’accéder aux informations de compte bancaire afin que vous puissiez effectuer des dépôts pour les impôts payés mensuellement et rapprocher ces dépôts ultérieurement en fonction de la situation financière réelle de l’année d’imposition au moment du dépôt ; mais s’il n’a pas encore intégré cette fonctionnalité, ne perdez pas de temps à apprendre quelque chose de nouveau simplement parce que ce n’est pas dans votre produit à ce stade – apprenez plutôt ce qui est disponible aujourd’hui par essais et erreurs (ou au moins apprenez suffisamment à ce sujet de quelqu’un d’autre qui fait ce genre de travail depuis des années).
2. Connexion et accès des employés
Considérez votre logiciel de paie actuel comme un système RH de premier ordre. Cela devrait faciliter le suivi et la gestion des salaires, des avantages sociaux, des impôts et des avantages sociaux de vos employés.
Si vous utilisez un système logiciel qui n’est pas compatible avec le système d’exploitation ou un autre appareil que vous utilisez le plus souvent, envisagez de rechercher une alternative. La plupart des systèmes de paie ont des problèmes de compatibilité sur les appareils mobiles ainsi que sur d’autres plates-formes telles qu’Android. Cela signifie que vous devrez configurer un compte distinct pour chaque appareil, ce qui rendra ce processus plus complexe qu’il ne devrait l’être.
3. Calculs de paie automatiques à faire automatiquement
L’une des fonctionnalités les plus importantes de tout logiciel de paie devrait être le calcul automatique de la paie. Ceci est important car cela peut faire une énorme différence dans le temps de travail de vos employés, leur productivité et leur bonheur général. Cela va au-delà de la simple vérification que vous calculez correctement les salaires à payer de vos employés. Suivez ces quelques étapes pour vous assurer de toujours obtenir les bonnes informations :
Consultez le site Web ou le blog de l’entreprise pour savoir quel type de logiciel de paie est utilisé par l’entreprise et où il se trouve. Le moyen le plus simple de trouver ces informations consiste simplement à consulter la page du produit sur la plateforme que vous avez choisie (le cas échéant).
Regardez d’autres entreprises qui ont fait un excellent travail avec leur logiciel et voyez ce qu’elles ont bien fait et ce qu’elles n’ont pas fait. La meilleure façon d’y parvenir est de demander à un membre de votre équipe qui utilise réellement le logiciel (par exemple, si vous voulez l’utiliser vous-même, demandez à l’un de vos employés comment cela fonctionne ; si vous voulez plus d’aide avec votre logiciel, demandez un conseiller). S’il n’y a pas de réponse évidente, recherchez de la documentation sur le fonctionnement de leur logiciel au cas où vous seriez bloqué sur quoi que ce soit.
Si vous ne savez pas quelle solution de paie correspond à vos besoins et à votre entreprise, jetez un coup d’œil à quelques avis sur différents produits d’autres utilisateurs sur différentes plateformes. Un bon endroit pour commencer à chercher est de lire les avis de personnes qui ont utilisé ou utilisent le produit ou les services offerts par cette entreprise. Vous pouvez également consulter quelques bons articles écrits par des personnes qui utilisent actuellement ou envisagent d’utiliser ce produit/service/logiciel.
4. Logiciel de suivi du temps intégré
Cela peut aller d’une simple date, comme le moment où vous payez votre loyer ou vos factures, à quelque chose comme une heure de la journée (par exemple, 10h00 contre 22h00). Le logiciel de paie le plus basique a des fonctionnalités de suivi du temps intégrées qui correspondent automatiquement à l’heure de la journée à laquelle vous payez votre loyer ou vos factures avec l’heure de la journée à laquelle votre chèque de paie arrive. Cela peut ne pas être suffisant pour de nombreuses petites entreprises qui utilisent un mode de paiement différent de celui qu’elles utilisent pour leur masse salariale (par exemple, par carte de crédit ou par téléphone).
Pour cette raison, de nombreuses entreprises fournissent à leurs employés un progiciel distinct qui leur permet de suivre leur paie en temps réel et de calculer automatiquement le montant qu’ils devraient recevoir chaque jour en fonction de leurs revenus et de leurs dépenses. Il existe plusieurs options différentes pour ce service, y compris les logiciels d’Intuit et QuickBooks Online.
5. Intégration avec un logiciel de comptabilité et de tenue de livres
Le monde moderne de la paie évolue rapidement. Il ne suffit pas de suivre les dernières tendances, vous devez être à la pointe de votre industrie. La caractéristique la plus importante d’un système RH est son intégration avec d’autres systèmes tels que les logiciels de comptabilité et de tenue de livres.
Chez Apogea (voir le site) , nous travaillons depuis des années sur l’intégration de notre système de paie avec un logiciel de comptabilité, ce qui est un excellent moyen de garder une longueur d’avance. L’une des fonctionnalités les plus populaires parmi les responsables RH modernes est la possibilité de créer et de maintenir un historique des salaires pour chaque employé. Cela nous permet de suivre les revenus et les déductions afin que vous puissiez mieux comprendre combien vos employés gagnent réellement, tout en vous permettant également de gérer plus facilement les demandes de congés.
6. Rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels sur le suivi du temps des employés, la paie,
Un logiciel de paie est un outil qui vous aide à gérer votre entreprise, y compris la paie, les salaires, les retenues à la source, les impôts et plus encore.
Il est crucial pour une entreprise de garder une trace de tous les détails concernant ses employés. Le logiciel vous aide à le faire en vous fournissant les informations requises telles que les heures travaillées, les salaires versés et les impôts retenus sur la paie de chaque employé. Il est important que votre entreprise puisse s’assurer que vous payez correctement vos employés afin d’éviter des problèmes juridiques plus tard.
La technologie a parcouru un long chemin depuis l’époque où les gens utilisaient du papier et un stylo pour leur travail quotidien. De nos jours, la technologie nous offre un éventail d’avantages que nous ne pouvions même pas imaginer avant son invention. Cependant, certaines nouvelles fonctionnalités n’ont été ajoutées que récemment, ce qui peut être très utile, en particulier à notre époque où nous avons une variété d’appareils technologiques disponibles au bout des doigts partout où nous allons. Il est extrêmement important pour tout propriétaire d’entreprise ou entrepreneur de toujours garder un œil sur ce qui se passe autour d’eux afin qu’ils soient au courant de tout changement qui se produit au travail et puissent ainsi prendre les bonnes décisions en conséquence.
L’utilisation de la technologie aujourd’hui est devenue si répandue qu’elle semble presque impossible sans même essayer. De nos jours, de nombreuses entreprises l’utilisent dans le cadre de leur vie quotidienne afin de rester en contact avec leurs clients ou clients ainsi qu’à des fins internes telles que la recherche de bogues ou de problèmes dans les chaînes de production, etc., tout au long de l’utilisation de divers des applications comme les smartphones ou les tablettes, etc. Cela peut sembler peu, mais comprendre comment ils sont utilisés n’est jamais trop difficile de nos jours grâce à la variété d’applications disponibles maintenant qui ont été créées avec facilité et commodité à l’esprit.
Source :
https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_de_la_paie
https://www.economie.gouv.fr/prelevement-source-signature-charte-dgfip-editeurs-logiciels-paie
