Voici un exemple de modèle de lettre de note de service à personnaliser :
[Prénom][NOM]
[Adresse]
[Code Postal][Ville]
Tél. :
Nom du Destinataire
Adresse Destinataire
Code Postal VILLE
Ville, (préciser la date)
NOTE DE SERVICE
DATE: [Préciser les date de la note de service].
DESTINATAIRES: [indiquer les destinataires de la note de service].
EXPÉDITEUR: [indiquer le(s) expéditeur(s) de la note de service].
Je tiens à vous rappeler que (préciser le nom du service) doit (parler de l’objet ou du motif qui à l’origine de la diffusion de la note) durant (préciser la date a laquelle l’évènement doit avoir lieu).
En effet (donner plus de précision sur la raison de la présente note)
Je vous suis grée de votre parfaite collaboration et compréhension.
Prénom NOM
Signature
Qu’est-ce qu’une note de service ?
Une note de service a pour mission spécifique de faire passer une annonce destinée aux salariés de l’entreprise. Elle est donc élaborée et libellée en suivant de notions bien précises.
Son allure et son apparence doivent alors être homogénéisé dans le but de faciliter des échanges pratiques entre les salariés. Elle doit faciliter l’énonciation de la prise en compte des divergences entre les interlocuteurs à travers un jeu subtil d’indices.
Les formules d’appel ou de politesse sont ainsi codées, de sorte à adresser des informations à propos de l’âge, du sexe, du statut professionnel ou encore de celui social en ce qui concerne l’émetteur et le récepteur de la nature de ce qui les lie. Cette liaison se fait donc en fonction de l’objet de la lettre, c’est-à-dire de la réclamation, de la demande d’information, de la sollicitation , des préconisations et de plein d’autres facteurs.
Il est enfin important que celui qui rédige ladite note démontre qu’il possède la maîtrise des usages en ce qui concerne la communication d’un groupe social en particulier. Ces critères portent notamment sur le respect du code la langue ainsi que sur la maîtrise de tout ce qui concerne les principales fonctionnalités du langage utilisé tel que celles expressive, celle conative et celle référentielle.
Le début de la lettre: L’en-tête : elle a pour rôle principal de renseigner l’expéditeur et le destinataire c’est-à-dire de donner leur nom, leur adresse complète tel que le fax le téléphone ou l’adresse E-mail. Elle renseigne sur la date ainsi que sur le lieu d’émission, des références primordiales au décorticage de la lettre (initiales de l’expéditeur).
L’appellation : celle si se fait en fonction du destinataire. Cependant, dans la plupart des situations, on utilise l’appellation Madame ou Monsieur.
Le corps de la lettre : Il va droit au but et ne fournit que les précisions essentielles en ce qui concerne la compréhension du message primordial.
La transmission se fait le plus souvent par support papier, ou alors en envoyant un message électronique ou encore en l’affichant sur des panneaux confectionnés pour ce genre d’occasion.
Quels sont les mentions obligatoires ?
- Expéditeur ou expéditrice : le ou la chef(e) hiérarchique,
- Destinataire(s) : (les personnes composant le personnel, ,
- Date et lieu à noter en entier,
- Note de service (souvent encadré) avec son numéro,
- Objet,
- Contenance (mention des dates à respecter si nécessaire) :
