Vous en avez assez de préparer les factures manuellement ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Lorsqu’il s’agit de factures, il n’y a pas de « si » ni de « mais », car elles doivent être exactes. Cependant, même pour les experts financiers, cela semble insurmontable. Mais c’est aussi l’une des raisons pour lesquelles vous êtes ici pour trouver la solution. Et nous avons une solution pour cela, un logiciel de facturation.
1. Qu’est ce qu’un logiciel de facturation?
Un logiciel de facturation est un outil de gestion essentiel pour votre entreprise, mais il n’est pas obligatoire. Pratiquement toutes les entreprises peuvent choisir de gérer la facturation à l’aide de factures papier ou de feuilles de calcul. De plus, si le montant de votre facture compte, il est judicieux de vous équiper d’un tel logiciel. Cependant, un logiciel de facturation peut être utilisé par n’importe quelle entreprise.
2. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation?
La première fonction d’un logiciel de facturation est de permettre à l’entreprise d’émettre des factures de vente et de les envoyer aux clients et partenaires dans le bon format. Il contient de nombreuses informations sur le client organisées dans une fiche (adresse, taux de TVA, conditions tarifaires.). En réalité, la plupart des logiciels de facturation du marché proposent des services supplémentaires et parfois payants.
3. Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?
Les avantages d’un logiciel de facturation d’entreprise sont multiples. De plus, il y a très peu d’inconvénients.
Tout d’abord, vous pouvez gagner beaucoup de temps en automatisant l’ensemble du processus de facturation. Il peut également convertir rapidement des documents commerciaux. Un devis devient une commande, puis un bon de livraison, et enfin une facture de vente.
Cela réduit fortement les risques d’erreurs (erreurs de taux de TVA, erreurs de calcul), d’omissions et d’inexactitudes. Il permet également la mise en conformité réglementaire. Cela réduit également le risque d’oubli de facture.
Enfin, il donne à l’entreprise une réelle visibilité par rapport au développement de ses activités. Grâce à la sortie simplifiée du tableau de bord, l’entreprise sait où elle se trouve et où elle se dirige.
4. Pourquoi un logiciel de facturation ?
Chaque utilisateur de logiciel de facturation à des besoins spécifiques qui doivent être satisfaits. Celles-ci dépendent des conditions dans lesquelles il exerce ses activités. Les entrepreneurs qui ne travaillent qu’avec des professionnels sont obligés de traiter des factures avec de nombreuses références. Dans ce cas, il doit opter pour un logiciel comptable complet. En revanche, pour les entreprises avec des particuliers, la rédaction de notes peut suffire. Par conséquent, le besoin est limité à la fonctionnalité de base d’une solution de gestion.
5. Comment utiliser le logiciel de facturation ?
Pour utiliser correctement le logiciel de facturation, il doit être configuré correctement. Cela limite les risques d’erreurs et vous permet d’utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel.
En particulier, les entreprises doivent :
- Entrez toutes les informations demandées dans la configuration (nom, adresse, numéro de SIRET, taux de TVA applicable).
- Configurez plusieurs profils d’utilisateurs et attribuez-leur différentes autorisations.
- Planifiez des sauvegardes automatiques de la base de données (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles).
6. Comment tester efficacement mon logiciel de facturation ?
En général, il existe plusieurs façons de tester un logiciel de facturation. La première consiste à utiliser une version d’essai limitée ou une solution aux fonctionnalités limitées. La seconde consiste à utiliser la version complète du logiciel de facturation pendant une durée déterminée (30 jours dans la plupart des cas). Les solutions ainsi testées offrent toutes les fonctionnalités disponibles ultérieurement.
7. Combien coûte un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation d’entrée de gamme est une solution avec moins de fonctionnalités que les autres offres de l’émetteur. Ses capacités présentent des limitations plus ou moins importantes par rapport à la gamme complète. Cependant, cela va vous permettre d’afficher des prix plus compétitifs. Les logiciels de facturation d’entrée de gamme ne vous permettent généralement que de modifier les offres et les factures. Les solutions les plus complètes gèrent les bases de données clients, envoient les factures par e-mail et surveillent les paiements des clients.
Un logiciel de facturation simple coûte en moyenne environ 15 € par mois. Plus précisément, il fluctue entre 7 et 17 euros. Cependant, le prix ne doit pas être le seul critère de choix d’un logiciel de facturation.
8. Comment choisissez-vous votre logiciel de facturation ?
De nombreuses entreprises sont confrontées à un dilemme lors du choix d’un logiciel de facturation. Il en existe une variété, et tous ne sont pas créés de la même manière .
Le choix d’un logiciel de facturation est une étape importante qui affecte le fonctionnement de votre entreprise. Outre les aspects techniques, le prix est également un critère décisif lors du choix d’un logiciel. Attention toutefois à ne pas tomber dans la spirale « trouver le moins cher ». En fait, cette approche signifie que seul le prix est retenu comme critère et la qualité est compromise. Cependant, vous pouvez changer votre logiciel de facturation ultérieurement si vous faites le mauvais choix.
9. Quelles sont les entreprises concernées par les logiciels de facturation ?
Le logiciel de facturation est l’une des solutions de gestion financière les plus utilisées dans la pratique. Tous les commerçants et artisans peuvent utiliser un logiciel de facturation. Cette solution est également recommandée pour certaines professions libérales avec obligation de facturation. Surtout les consultants indépendants et les freelances.
Cependant, il convient de souligner que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Les entreprises avec de faibles volumes de factures peuvent choisir une autre méthode de gestion des factures : factures papier ou factures de traitement de texte. Les logiciels de facturation présentent de nombreux avantages. Protégez le processus de facturation de votre entreprise et augmentez sa crédibilité. En revanche, il y a peu d’inconvénients. En théorie, toutes les activités peuvent utiliser un logiciel de facturation mais certaines personnes ne le sont pas vraiment.
