Une association est un organisme à but non-lucratif ayant un but précis. Comme toute institution, elle n’existe qu’à travers ses fondateurs. Pour certaines raisons, un appel d’offres peut être lancé dans le but de recevoir de nouveaux membres au sein d’une telle communauté. En tant que membre-fondateur de l’association, vous recevez un jour une lettre de demande d’une personne extérieure à l’organisation qui souhaite en faire partir. Ayant les capacités de le faire, vous acceptez cette demande. Mais dans ce cas, vous devez lui adresser un courrier pour l’informer de son acceptation. Découvrez ici le modèle de lettre que vous pouvez lui envoyer.
Modèle de lettre d’acceptation d’un nouvel adhérent à une association
Nom, Prénoms
Adresse CP/ ville/ Tél
Nom, Prénoms du destinataire
Adresse Code Postal/ville
Date
Objet : Acceptation d’adhésion à l’association ——————- (mettre le nom ou la dénomination sociale de l’association)
Madame, Monsieur
En réponse à votre courriel reçu le —————— (Date de réception du courriel de l’adhérent), nous vous informons de notre agreement d’adhésion à l’association—————– (nom ou dénomination sociale de l’association). Ainsi, vous êtes provisoirement un des nôtres à compter de cet instant.
Néanmoins, pour que votre adhésion soit définitive, vous devez vous acquitter de la somme de ————— (montant des frais à payer pour l’adhésion définitive). Ce montant correspond à la cotisation annuelle adoptée par le conseil d’administration valablement constitué.
Le règlement de cette somme peut se faire par le biais d’un chèque libellé à l’ordre de l’association (nom ou dénomination de l’association) par retour de courriel. Vous pouvez également le faire en vous rendant directement au siège de notre association situé au —————— (l’adresse du siège de l’association).
Une fois acquitté de ces dernières formalités, vous devenez définitivement un membre de notre association. À cet effet, une telle adhésion emporte acceptation du statut de l’association, de ses valeurs et de son règlement intérieur.
Dans l’espérance d’une réponse, veuillez accepter, Madame, Monsieur, l’expression de notre plus grande gratitude.
Signature
(Le statut du signataire : il peut s’agir d’un gérant, du président ou autres)
Dans quel cas utiliser ce format de lettre ?
Comme la plupart des institutions de son rang, une association se dote également d’un statut dès son origine, par le biais de ses fondateurs. De ce fait, il peut arriver qu’il soit nécessaire d’augmenter le nombre des membres de l’organisation. C’est pour cela que des organes dirigés par certains membres sont mis en place dans le but d’accepter ou non les postulants. Du coup, lorsqu’en tant que l’un des représentants ayant ce pouvoir, vous recevez une lettre de demande d’adhésion, vous êtes donc tenu d’y répondre.
Si dans le monde des affaires, le silence peut valoir acceptation, il n’en est pas de même, lorsqu’il s’agit de l’adhésion à une association. À cet effet, une réponse sera donc adressée au postulant pour l’informer de l’acceptation de sa demande. C’est justement dans ce cadre que l’usage de ce modèle de lettre est approprié. Vous n’aurez aucune difficulté à lui faire part de votre réponse d’acceptation au sein de l’association.
Le fait de lui envoyer une réponse dans les meilleurs délais et de lui faire savoir votre désir de le voir au sein de votre association est une preuve du sérieux de l’institution. Sans réponse, n’importe qui pourrait facilement douter de l’association, encore plus des activités qui s’y mènent. Il en est de même des membres qui la composent.
Aussi, sans une réponse, l’intéressé n’aura aucune idée de la décision prise en ce qui concerne sa demande d’adhésion, étant donné qu’il ne participe pas aux débats de l’institution. Le but de ce courriel est non seulement d’apporter de l’information à un postulant, mais aussi d’affirmer la crédibilité de l’association.
