Modèle de mail informant de l’ouverture des bureaux de vote
Votre entreprise va bientôt organiser les élections des délégués du personnel et/ou des représentants du personnel au comité d’entreprise. Vous souhaitez informer vos employés par voie électronique de l’ouverture des bureaux de vote. Voici une lettre type qui correspond à votre situation.
[Votre nom]
[Adresse]
[Ville, État, Code postal]
[Nom Prénom ou raison sociale du destinataire]
[Adresse]
[Ville, État, code postal]
Objet : Ouverture des bureaux de vote pour l’élection des délégués du personnel de (date prévue pour les élections AD).
Madame, Monsieur,
Vous êtes invités à voter pour le premier tour de l’élection des délégués du personnel. Nous vous rappelons que :
Le premier tour de ces élections aura lieu entre le (insérer la date) à (insérer l’heure) et le (insérer la date) à (insérer l’heure).
Le premier tour est réservé aux candidatures présentées par les syndicats.
OPTION 1 : bulletin de vote papier
Le vote aura lieu à (insérer le lieu).
OPTION 2 : Vote électronique
Les élections se déroulent par voie électronique.
Dans ce contexte, vous êtes invité à voter à partir de tout ordinateur connecté à Internet (y compris un ordinateur personnel extérieur à l’établissement), en utilisant les identifiants et mots de passe personnels fournis à cet effet.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Votre signature]
[Votre nom en lettres moulées].
Ce que dit la loi sur les informations professionnelles relatives aux bulletins de vote
Si votre entreprise atteint les seuils requis, l’employeur doit organiser l’élection de délégués du personnel et/ou de représentants du personnel au comité d’entreprise. La date de ces élections est fixée par le chef d’entreprise en accord avec les syndicats. L’heure du vote est fixée par l’accord préélectoral, sinon par l’employeur ou le juge. Les employés votants doivent avoir été informés au préalable de la date prévue par un avis. Il est souvent conseillé de rappeler aux employés, le moment venu, l’ouverture des bureaux de vote. Pour des raisons de rapidité et d’efficacité, ce message est très souvent diffusé par voie électronique. Le vote ayant lieu pendant les heures de travail et sur le lieu de travail, l’employeur utilise l’adresse électronique professionnelle de l’employé pour s’assurer de sa bonne réception. Ce message électronique permet de rappeler au salarié son droit de participer aux élections et peut donc augmenter le taux de participation aux élections. Enfin, ce message est également parfaitement adapté dans le cas du vote électronique, puisqu’il prévient l’électeur de l’ouverture de l’accès au bureau de vote.
Nos suggestions pour votre lettre
Le courriel doit de préférence être envoyé à chaque employé concerné à son adresse électronique professionnelle. Envoyez-le en même temps que l’ouverture du bureau ou quelques minutes avant. Ce message peut même être envoyé plusieurs fois afin de leur rappeler régulièrement l’échéance électorale. Les informations, identifiables par la couleur bleue, sont là pour vous guider, elles ne doivent pas être reproduites dans le document final.
