Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’employeur a un rôle très important à jouer. C’est le premier responsable de la société et à ce titre, il est appelé à coordonner le bon déroulement des scrutins. Mais, il n’est pas obligé de le faire personnelle et d’ailleurs, la réussite d’une telle mission demande la collaboration avec d’autres personnes. L’employeur ou le responsable de l’entreprise peut donc désigner d’autres personnes pour l’aider dans ce sens. C’est ainsi qu’en votre qualité d’employeur et en accord avec les autres organismes de la société, vous avez fait le choix d’un vote électronique et vous souhaitez faire part des instructions pour les membres de bureau de vote et leur faire part des identifiants nécessaires pour jouer leur partition. À cet effet, l’usage d’une lettre adapté est convenable pour s’adresser à chacun des membres des bureaux de vote. C’est justement pour cette raison que nous vous proposons ici, un modèle de lettre qui serait bien assorti pour la circonstance.
Modèle de communication des identifiants aux membres du bureau de vote pour les élections professionnelles
Nom Prénom
Adresse CP / Ville / Tél
Nom du destinataire
Adresse Code postal / ville
Date
Objet : Clé de dépouillement et identifiants d’accès pour l’élection des ———————– (inscrivez la nature de l’élection : délégués du personnel ou représentants du personnel au comité d’entreprise).
Madame, Monsieur,
Dans le cadre du bon déroulement des élections futures des représentants du personnel au comité d’entreprise de notre société/ des délégués du personnel, vous avez été désigné comme membre du bureau de vote par le collège ————————– (faire mention du collège l’ayant désigné comme tel)
En effet, l’entreprise en collaborations avec les différents organismes syndicaux a opté pour une élection par voie électronique. Votre nouveau statut vous donne droit à des identifiants supplémentaires qui vous permettront d’assurer le contrôle et le bon déroulement des élections et d’une clé de dépouillement qui vous permettra le lancement du processus du scrutin.
Pour vous connecter en tant que membre du bureau de vote, vous aurez besoin des identifiants suivants :
Identifiant : —————— (inscrivez l’identifiant)
Mot de passe : ——————- (inscrivez le mot de passe)
Votre mission consiste à assurer le bon déroulement du scrutin, particulièrement en prenant connaissance de la liste d’émargement à l’adresse ————————— (faire mention de l’adresse électronique pour consulter cette liste) sur les différents ordinateurs qui ont été installés à cet effet au ————————– (faire mention de l’endroit où se trouve les ordinateurs) ou à partir de n’importe quel ordinateur.
Lesdits identifiants sont personnels et ne doivent donc être connus que de vous. Vous ne devez pas les confondre avec les identifiants de vote. Par ailleurs, l’attribution vous est faite de la clé de dépouillement suivante : —————————- (inscrire la clé de dépouillement).
Comme les identifiants, cette clé de dépouillement est de nature personnelle et ne doit donc être connue que de vous. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux de ces clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être édité.
En cas de perte de vos identifiants ou en cas de besoin d’éclaircissements, veiller vous adresser directement à ————————— (faire mention du nom de la personne à consulter et son statut).
Nous vous prions d’accepter, Madame, Monsieur, l’expression de notre plus grande considération.
Signature
Quand et pourquoi utiliser ce modèle de lettre ?
Cette lettre est adressée à chacun des membres du bureau de vote pour l’organisation des élections professionnelles. En conséquence, vous l’utiliserez pour faire passer des instructions nécessaires pour le bon déroulement du scrutin et leur faire communication de leurs identifiants.
Sans l’usage de cette lettre, les intéressés désignés comme membres du bureau de vote ne seront pas informés de cette désignation et ne se présenteront pas pour jouer ce rôle.
D’un autre côté, le manque de communication des identifiants et de la clé de dépouillement ne leur permettra pas non plus l’exercice de leur mission.
