Alors que de nombreux professionnels choisissent d’organiser des évènements (séminaires, réunions de travail, etc.) dans des endroits non conventionnels, une salle de réunion est toujours un meilleur environnement pour engager les clients ou faire le point avec ses partenaires. Mais lorsque vous ne disposez pas d’une telle salle, vous devez penser à en louer une. Et dans ce cas, il ne faut rien laisser au hasard si vous voulez optimiser votre évènement. Alors quels sont les éléments qu’il faut absolument checker lors de la location d’une salle de réunion ? Découvrez 9 de ces éléments dans cet article.
1. Vidéoprojecteur et écran de projection
Ces deux pièces d’équipement sont les principales aides visuelles pour l’assistance. Ils servent à illustrer des présentations et sont souvent équipés d’une télécommande pour le contrôle à distance de l’écran. Ce sont donc des éléments qu’il vous faut à tout prix checker si vous voulez louer une salle de réunion professionnelle. Vous en aurez forcément besoin.
À noter toutefois qu’il existe aujourd’hui une alternative plus moderne à ces matériels : un écran tactile, une tablette géante. C’est un peu cher, mais cela facilite la vie des hôtes. L’appareil remplace également les tableaux blancs et marqueurs traditionnels. Donc en lieu et place d’un projecteur, vous pouvez opter pour ces équipements modernes.
2. Connexion internet (Wifi)
La connexion internet est un élément important que vous devez vérifier. Louer une salle de réunion professionnelle sans connexion internet est impensable de nos jours. Internet est utilisé pour prouver des déclarations de haut niveau, vérifier des données, rechercher des idées, etc. Les hôtes et les autres participants en ont besoin. Tous les occupants de la salle peuvent accéder au réseau par câble ou Wifi via smartphone ou ordinateur portable. Il faut également checker le débit de la connexion internet disponible dans la salle de réunion.
3. Paperboard
Parmi les éléments importants pour une réunion professionnelle, un paperboard a traditionnellement leur place. Contrairement aux tableaux blancs, ils sont constitués de feuilles de papier grand format qui peuvent être retiré. Il peut donc être facilement utilisé si le besoin de noter certains points de manière traditionnelle s’imposait au cours de la réunion. Il faut alors prévoir cet élément.
4. Mobilier (sièges et table)
Le mobilier constitue aussi un élément important qu’il vous faut checker si vous voulez louer une salle de conférence. Vous devez checker les sièges et la table. En effet, vous devez choisir les meubles avec soin en tenant de la forme et de la taille de la salle. La grande table de conférence fixe reste la plus courante, car elle apporte plus de convivialité. Mais il existe aussi des meubles modulables, plus ergonomiques, que vous pouvez disposer comme bon vous semble (en U, en V, rond, table simple, etc.). Concernant les chaises, la priorité est donnée aux chaises avec assise et dossier confortables. Il faut choisir des sièges confortables surtout si l’évènement prévu dans la salle est susceptible de durer plusieurs heures.
5. Pieuvre téléphonique
Cet appareil est indispensable lors de rencontres avec des personnes éloignées. La pieuvre téléphonique facilite la discussion entre tous les interlocuteurs et dispose d’un haut-parleur puissant qui permet à toute l’équipe d’entendre la communication. De plus, avec des microphones dispersés autour de l’appareil, tout le monde peut s’exprimer à la personne à l’autre bout. Cela fluidifie la réunion et permet à tous les participants de mieux s’entendre si la salle de réunion louée est assez grande. C’est un élément qui sera forcément utile d’où l’importance de le checker.
6. Prises électriques multiples
Tous les éléments ci-dessus nécessitent de l’énergie pour fonctionner. Cependant, le nombre de prises de courant dans une salle de réunion professionnelle ne doit pas se limiter au nombre d’équipements indispensables. Les ordinateurs portables et les smartphones des membres de l’équipe ont également besoin d’énergie. Par conséquent, plusieurs prises doivent être réparties dans la pièce. Il serait vraiment dommage de louer une salle de réunion et qu’après les participants à la réunion ne puisse pas utiliser leurs outils de travail à cause d’un problème de prises électriques. Il faut alors checker cet élément lors de la location d’une salle de conférence. Il est important que toutes les conditions soient réunies pour faciliter la tâche aux participants de la réunion.
7. Machine à café
Beaucoup de gens ont tendance à perdre leur concentration et à somnoler pendant de longues réunions. Pour motiver les membres de votre équipe, laissez-les utiliser la machine à café ! En s’y rendant pendant les pauses, les participants pourront profiter de moments chaleureux autour de la machine. C’est un élément indispensable si vous désirez que la réunion soit plus productive ou si vous avez envie de mettre à l’aise tous les participants à la réunion. Il faut alors penser à une machine à café lors de la location d’une salle de réunion professionnelle.
8. Service traiteur
Lorsque vous parlez d’un événement d’entreprise ou d’une réunion d’affaires, la première chose qui vient probablement à l’esprit est la longue durée. Les longs événements exigent de la bonne nourriture. Ignorer cela peut entraîner une perte d’intérêt, une baisse de productivité et d’autres facteurs. Les recherches montrent que dans plusieurs cas, les participants à une réunion professionnelle attendent avec impatience un bon repas. Et si la réunion est faite avec des partenaires, un bon repas peut être signe de votre respect envers eux. Pour garantir cela, il faut prévoir un service traiteur. Le service traiteur est un élément important à checker lors de la location de la salle.
9. Crochets et patère
L’ergonomie est essentielle dans les salles de conférence. Si tous les participants de la réunion venaient avec leurs ordinateurs portables, leurs sacs ou porte-documents, leurs documents ou leurs manteaux… imaginez tout l’espace qui pourrait être inutilement occupé sur la table. À l’aide de crochets et de patères, les participants pourront se débarrasser de leurs sacs et manteaux et ainsi être plus libres à leur place. Les crochets et les patères constituent un réel avantage. Si vous voulez donc louer une salle de réunion professionnelle, vous ne devez pas oublier de checker cet élément qui s’avère plutôt pratique et utile.
Sources :
LAirbnb de l’epace de travail : officeriders.com
Les lieux publics : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/apie/Catalogue_lieux_ouverts_evenements_Regions.pdf
Sur le cas du COVID : https://www.prefectures-regions.gouv.fr/ile-de-france/Actualites/COVID-19-Foire-Aux-Questions
