Le siège social est l’adresse où une société est légalement établie. Elle figure sur le certificat Kbis et doit être mentionnée sur toutes les factures, lettres et documents officiels. Cette adresse doit être située dans le pays où la société a été fondée et doit être accessible à tous ses dirigeants, employés et représentants. Si vous transférez le siège social de votre société vous devez obligatoirement le déclarer. Pour ce faire vous devez accomplir plusieurs formalités juridiques.
Voici les 5 étapes que vous devez obligatoirement suivre :
Etape 1 : Assemblée générale extraordinaire (AGE)
Si vous souhaitez modifier le siège social d’une société, le conseil d’administration doit organiser une réunion officielle avec ses partenaires et les faire voter en faveur de la modification. S’ils votent en faveur du changement, les statuts de la société devront être modifiés.
Lorsque vous convoquez des partenaires dans une AGE, vous devez respecter un délai légal de 21 jours. Chaque assemblée générale des associés dispose d’une convocation dans laquelle figurent les différents éléments, parmi lesquels le type d’assemblée générale, la date et l’heure, le lieu, l’ordre du jour et les modalités de vote.
Lorsque la société change son siège social dans un autre pays, elle doit généralement changer de nationalité, ce qui nécessite l’accord unanime de tous les associés.
Attention : en ce qui concerne une SAS, la loi n’exige pas de décision collective pour le déplacement de son siège social en France. Ce sont les statuts de la société qui déterminent qui a le pouvoir d’apporter certaines modifications aux statuts (le président, le gérant…)
Etape 2 : Procès-verbal de l’Assemblée générale extraordinaire
Vous devrez adresser au greffe du tribunal de commerce ou au CFE un procès-verbal de transfert de votre siège social pour pouvoir modifier les données de votre extrait Kbis.
Le procès-verbal de cette Assemblée Générale Extraordinaire doit obligatoirement contenir les informations suivantes : la date et l’heure de l’AGE, les modalités de convocation, l’identité des personnes présentes, un résumé de la séance, les documents cités et enfin le résultat des votes. Maintenant que la décision a été prise, il est important de mettre à jour les statuts de l’entreprise.
Etape 3 : annonce du transfert de siège social
Quel que soit le statut juridique de votre entreprise, vous devez publier une annonce dans un journal d’annonces légales pour informer les tiers de votre changement de siège social.
Veillez à ce que le changement soit effectué dans le mois qui suit la décision. Le but de cette publication est de faire connaître l’annonce légale à toutes les parties intéressées. Il faut inclure l’ancienne et la nouvelle adresse de l’entreprise. Il y a une distinction selon qu’il s’agit d’un changement de département ou d’un changement au sein d’un même département.
- Transfert du siège social dans le même département
Il est plus facile d’effectuer le changement lorsque l’adresse est modifiée dans le même département. Seul un avis de transfert d’adresse du siège social doit paraître dans un journal autorisé à publier des annonces légales pour pouvoir obtenir une attestation de parution.
- Transfert du siège social dans un autre département
Si vous devez changer votre adresse dans un autre département, vous devez publier deux annonces légales. L’une dans le département de votre ancienne adresse et l’autre dans le département de votre nouvelle adresse. Les informations requises dans un avis de transfert du siège social d’une société vers un autre tribunal sont différentes selon que la société est commerciale ou non. Et le prix d’une annonce légale dépend de votre forme juridique, et se situe en moyenne entre 150€ et 200€.
Après le placement de l’annonce légale, le journal remettra au représentant légal un certificat de publication. Conservez soigneusement ce document car vous devrez le présenter au CFE ou au greffe du tribunal lors de votre demande de changement de siège social.
Attention cas particulier : transfert à l’étranger
Dans le cas d’un transfert à l’étranger les démarches sont différentes. Vous devrez dissoudre votre société en France et en créer une nouvelle à l’étranger. Cette procédure doit être discutée avec votre comptable, car elle peut varier en fonction du type d’entité commerciale que vous dirigez. Vous devez également en informer le registre du commerce à l’avance afin qu’il puisse prendre les dispositions nécessaires.
Etape 4 : Remplir le Formulaire Cerfa M2
Pour obtenir le transfert de votre entreprise au registre du commerce et des sociétés, vous devez remplir le formulaire M2 disponible sur le site service-public.fr. Le formulaire M2 ( formulaire Cerfa n° 11682*06) comporte 22 sections. Vous devez remplir les sections qui s’appliquent à votre demande, mais vous pouvez laisser les autres en blanc si vous n’avez rien à changer. N’oubliez pas que la date à laquelle votre décision a lieu doit coïncider avec la date où le procès-verbal a été établi.
Etape 5 : Déclarer le transfert de siège social au greffe
Lorsque vous avez fini de remplir la demande, veillez à la déposer auprès du tribunal de commerce ou du bureau du CFE auquel elle s’applique. Vous pouvez déposer votre dossier en ligne sur le site web officiel : infogreffe.fr. Les documents suivants doivent être soumis avec le dossier :
- le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration qui a décidé de transférer le siège social de la société
- la mise à jour des statuts de l’entreprise
- le formulaire Cerfa M2 complété et signé
- présenter une attestation de publication dans un journal d’annonces légales
- apporter une preuve de votre siège social
Les informations contenues dans cet article montrent que le transfert de votre siège social n’est pas une procédure complexe. Seulement, suivez correctement les étapes mentionnées ci-dessus pour que votre dossier soit accepté.
Vous pouvez déplacer votre siège social aussi souvent que vous le souhaitez, à condition d’informer le registre du commerce de tout changement. Cependant, lorsque vous choisissez un emplacement pour le siège de votre entreprise, il est judicieux d’examiner toutes les implications fiscales avant de faire votre choix car les taxes, cotisations et impôts varient en fonction des communes.
Il est de plus en plus fréquent que les sièges sociaux ne soient rien de plus que des boîtes aux lettres, plutôt que de véritables bâtiments. Les sociétés recourent à cette pratique pour profiter des systèmes fiscaux d’autres régions, mais aussi pour obtenir une adresse « prestigieuse ». Aussi, pour accélérer le processus du dossier et garantir l’acceptation des documents, les entreprises peuvent choisir de déléguer tout ou partie de leurs démarches à un professionnel (un avocat, un comptable …) ou à une plateforme en ligne spécialisée (exemple compte-pro.com, si vous souhaitez par exemple changer de compte en banque pro, ou en ouvrir un nouveau pour un tarif plus intéressant).
Voilà les différents éléments à prendre en considération lors du déménagement de votre entreprise.
