Modèle de notification à l’assureur de l’embauche d’un nouveau salarié ou de l’emploi d’un nouveau bénévole
Votre association dispose d’une police d’assurance tous risques qui peut ou non couvrir votre responsabilité envers vos bénévoles ou vos employés, et la responsabilité de vos employés envers les tiers. Vous voulez maintenant engager un nouvel employé et vous voulez être couvert pour tout dommage qu’il pourrait causer ou dont il pourrait être victime. Pour faciliter votre démarche, vous pouvez utiliser ce modèle type ci-dessous.
[Votre nom]
[Adresse]
[Ville, État, Code postal]
[Assureur]
[Adresse]
[Ville, État, code postal]
Objet : Notification de recrutement d’un employé/volontaire
Madame, Monsieur,
Numéro de client :
Politique n° :
Le (date de signature de votre contrat), nous avons souscrit auprès de votre compagnie d’assurance (nom de la compagnie) une assurance multirisque garantissant la responsabilité civile de notre association.
Il se trouve que le (indiquer la date de signature du contrat de travail, ou de recrutement du volontaire), nous avons engagé Mme/M. (nom du salarié ou du volontaire), dans le cadre d’un contrat de travail à durée indéterminée à compter du (date de début du contrat).
/(date de début du contrat) jusqu’à (date de fin du contrat).
OU
en tant que volontaire à partir de (date de recrutement du volontaire).
Nous vous demandons donc de tenir compte de cette éventuelle augmentation du risque dans tous les contrats que vous concluez avec nous. (Eventuellement :); d’autre part, nous souhaitons bénéficier avec ce nouveau participant de la même couverture responsabilité civile que celle des autres employés/bénévoles de l’association.
Dans l’attente de votre réponse ou de toute autre information dont vous pourriez avoir besoin, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre signature]
[Votre nom en lettres moulées].
Pièces jointes :
Copie du contrat de travail de l’employé
Copie de la police d’assurance en cours de l’association copie des statuts de l’association
Copie de la résolution de l’assemblée générale de l’association vous donnant le pouvoir de souscrire un contrat d’assurance
Copie d’un document d’identité
Que dit la loi sur l’assurance d’un nouvel employé, bénévole ou collaborateur ?
L’article l. 113-2-3° du code des assurances stipule que l’assuré doit déclarer tout changement de circonstances qui rend fausses ou caduques les réponses données dans le questionnaire lors de la souscription, et qui aggrave le risque pour l’assuré. L’évolution de l’effectif de l’association est un facteur qui augmente le risque. L’association est donc tenue d’informer l’assureur de ce changement, qu’elle ait ou non souscrit une police d’assurance couvrant la responsabilité de ses employés. L’assuré dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de découverte des circonstances nouvelles pour notifier à l’assureur par lettre recommandée ces facteurs d’aggravation du risque ou l’apparition d’un risque nouveau. Si l’assureur n’agit pas, la loi prévoit des sanctions allant de la réduction de l’indemnité en cas de sinistre à la résiliation du contrat sans remboursement des primes. Vous devez donc déclarer ce changement à votre assureur. Ce type de changement est soumis à la procédure prévue à l’article l. 112-2 du code des assurances, qui stipule que l’assuré doit notifier sa demande par lettre recommandée à l’assureur, qui a dix jours pour répondre. L’absence de réponse est considérée comme une acceptation. En revanche, si vous êtes un volontaire contracté, et si les volontaires bénéficient du régime volontaire de sécurité sociale de cotisation à l’assurance maladie/accident du travail, vous devez remplir un nouveau formulaire cerfa n° 60-3996.
Nos suggestions pour votre lettre
Vous devez envoyer cette lettre par courrier recommandé avec accusé de réception dans les 15 jours suivant l’embauche de votre nouveau salarié. Il est conseillé de conserver une copie de cette lettre, ainsi que de l’accusé de réception, au moins jusqu’à ce que l’assureur envoie un avenant au contrat.
