Pour le bien-être et le fonctionnement de ses activités, une entreprise entre souvent e collaboration avec des fournisseurs qui lui permettent de remplir ses obligations envers ses clients. Dans l’existence de cette relation, il peut se produire de nombreuses situations. Pour des raisons ou une autre, l’employeur peut devenir débiteur d’une certaine somme d’argent envers son fournisseur. De la même manière, il est bien possible que les rôles s’échangent et que ce soit plutôt le fournisseur qui reste devoir de l’argent à l’entreprise. Il est même possible que les parties soient débitrices l’une de l’autre. Dans l’un ou l’autre des cas, elles ont la liberté de convenir du mode de remboursement approprié. Dans le cas où le montant dû par une partie est égale à celui que l’autre doit à son vis-à-vis, alors la question ne se pose plus. Elles peuvent juste compenser les dettes et le problème est joué. Ainsi, vous êtes un entrepreneur en relation avec un fournisseur qui vous doit de l’argent. Il vous fait une dernière livraison et s’attend à être payé. En voyant la facture, vous vous souvenez que votre fournisseur vous doit un montant qui correspond exactement à celui de la facture reçu. Vous souhaitez donc lui demander de procéder à une compensation des dettes respectives. Ici, nous vous proposons un modèle de lettre que vous pouvez envoyer à votre fournisseur pour lui faire part de votre intention.
Modèle de compensation de facture
Nom Prénom
Adresse CP / ville / Tél
Nom Prénom ou raison sociale du destinataire
Adresse destinataire Code postal / ville
Date
Recommandé A.R.
Objet : compensation de factures
Madame, Monsieur,
Le ——————– (faire mention de la date de réception de la facture du fournisseur), nous avons reçu de votre part la facture n° ——————- (faire mention du numéro de la facture) d’un montant total de ——————————– € (faire mention du montant mentionné sur la facture reçue) dont nous accusons bonne réception.
Cependant, la consultation de nos écritures nous montre que vous restez nous devoir le paiement de la facture n°——————– (faire mention du numéro de la facture restant à payer par votre fournisseur) d’un montant total de —————— € (faire mention du montant de la facture restée impayée par le fournisseur).
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 1291 du code civil, nous souhaitons procéder à la compensation de votre créance par la nôtre. En conséquence, vous restez nous devoir encore un montant correspondant à la soulte de cette compensation qui s’élève à ——————- (faire mention du montant restant dû par le fournisseur après la compensation) que vous devez régler en retour.
Nous vous prions donc de recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de ma plus grande considération.
Signature
Pourquoi et dans quel cas utiliser ce modèle de lettre ?
L’usage de ce modèle de lettre est approprié pour le cas de la régulation de la relation entre une entreprise et son fournisseur. Le but de la lettre est d’informer le fournisseur que vous souhaitez compenser le montant de sa facture à celui de la facture qu’il vous reste devoir. Mais, il y a quelques raisons pour lesquelles son usage est convenable.
Dans un premier temps, vous ne pouvez-vous contenter de procéder à une compensation des montants sans en informer le fournisseur. Il doit en être informé pour ainsi pouvoir contester le montant ou cette compensation, ce qui ouvrirait la voie d’un litige. Si vous ne lui donnez pas cette possibilité, alors votre compensation n’a pas vraiment sa raison d’être.
D’un autre côté, l’envoi de cette lettre permet de mener une bonne relation avec le fournisseur, ce qui vous permettra de continuer votre collaboration sur de bonnes bases et avec clarté et compréhension.
