Dématérialiser ses archives est de nos jours une nécessité, aussi bien professionnellement que personnellement. Dans cet article, nous allons vous fournir 9 solutions qui vous permettront de le faire efficacement.
1- LA GED
Cette méthode de gestion et d’archivage des documents est sans nul doute la plus coté et la plus efficace. En effet, il s’agit d’un instrument informatique dont le but est d’organiser les archives afin de faciliter l’utilisation habituelle des activités (téléchargement, modifications, versioning, partage, suppression, etc.). Elle concourt grandement à faciliter l’échange et le traitement des données à l’intérieur d’une société. Ce qui veut dire que les employés peuvent consulter tous les documents à n’importe quel moment et n’importe où le besoin s’en fera sentir. Elle diminue considérablement les aléas de perte, de vol ou de mutilation des documents. Son utilisation permet également d’éviter les dépenses liées aux magasins de stockage, et leur entretien. Cette solution est plus rentable pour l’environnement, mais également plus rapide, car elle offre un réel gain de temps. Pour finir, elle aide aussi à établir des workflows en fonction des procédés de validation par exemple.
2- LA SAE
La dématérialisation contient quelques fois des lacunes pour certaines sociétés, par exemples dans le domaine de la sécurité des informations, de management de leur volume et de leur poids juridique. Pour lutter contre cet état de cause, certaines sociétés ont recours à un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui procurent des assurances sur la maîtrise de cette valeur, des éléments de destruction et de la classification.
Ce moyen de stockage, quand il a vocation probatoire, favorise l’obtention de quatre objectifs : traçabilité, sûreté, stabilité et impartialité. En dehors de ces particularités, un SAE procure immédiatement deux atouts importants : une constance et des dispositions de conservation, dans le respect des normes légales et des principes d’archivage.
La recherche de véracité et d’équité des informations stockés électroniquement à favoriser la prise de techniques récente, parmi celle-ci les plus fréquentes sont l’horodatage, le scellement et la pérennisation, ces méthodes nécessitant l’aide à des tiers de confiance.
3- LE COFFRE FORT ELECTRONIQUE
Le Coffre-fort Numérique est une dénomination du terme Coffre-fort Electronique. Cette nomination est adoptée habituellement pour appeler un moyen de stockage de documents numérisés accessible seulement par son détenu. Il est l’unique à avoir le mot de passe pour y conserver les documents. Le CCFN peut être représenter à un tiroir fiable à l’intérieur d’une sorte de salle des coffres. Deux idées se trouvent reliées à cette forme de stockage.
Le premier est un moyen facilitant le stockage avec une grande assurance des données qui aideront plus tard son détenteur à revendiquer ses droits ; cet entreposage vient avec une assurance de fiabilité et de traçabilité assimilable aux demandes d’entreposage à vocation probatoire. Le second est un élément à incorporer au sein d’une application.
4- L’OCR
La 4ieme méthode performante de notre classement que vous proposons est L’OCR. Sa dénomination provient de l’appellation Reconnaissance Optique de Caractères. Les logiciels OCR sont donc exploités pour dématérialiser et modifier tout type d’archives qui ne l’était pas en version papier. Ils aident aussi à traduire l’écriture manuscrite en version texte. Transformer de manière électronique ou mécanique, le texte peut être issu de diverses sources notamment d’un élément digitaliser, de documents sous-titrés associé à une image ou carrément une image en elle-même. Les avantages liés ce système sont conséquent. Parmi ceux-ci on peut parler du fait que la saisie prend moins de temps et performant, de l’amélioration de la rentabilité et la facilité offert aux personnes aveugles d’avoir accès aux données.
5- LE CLOUD
Malgré le fait qu’il ne soit pas un appareil physique, le mode d’entreposage cloud est le moyen de conservation le plus à la page et le plus malléable qui soit utilisé dernièrement et de façon fréquente par les entreprises. Ce mode de stockage n’est pas un bien, ni situé à un lieu en particulier, c’est plutôt un énorme assortiment de serveurs logés au sein de datacenters et ceci autour du monde. Donc lorsque vous y entreposez vos archives elles vont directement à l’intérieur de ces serveurs.
L’un des avantages liés à ce mode de stockage est la préservation de l’espace de votre ordinateur car, il n’utilise pas le stockage même de votre ordinateur, tout est conservé en ligne.
6- LE DISC DUR
Les HDD et les SSD peuvent également être externes selon le bon vouloir de son détenteur. Contrairement au cloud ce sont des éléments physiques. Par rapport aux capacités de stockage externe, ils sont les alternatives se sont les options les plus performantes, les HDD externes peuvent aller à 20 To de stockage et les SSD externes quant à lui vas à 8 To de stockage. Le choix sera fait en fonction de l’importance des documents à conserver.
7- LA CLE USB
Il offre les mêmes avantages que le disque dur. Toutefois, il ne possède pas autant d’espace que celui-ci, et tout comme lui, il peut être volé ou perdu.
8- LE CD OU DVD
Les CD, DVD et disques Blu-ray n’ont pas comme unique usage la musique ou encore conserver des vidéos. Ils peuvent aussi servir à conserver des documents. Ils sont connus sous la dénomination de moyens de stockage optique ou supports optiques.
9- LA DISQUETTE
Malgré le fait qu’elle soit dépassée et vieille de nos jours, on ne peut parler de dispositifs de stockage d’informations sans la mentionner. Son ancienneté justifie sa place dans notre classement. Bien qu’elle ne dispose pas d’une grande capacité de stockage, elle peut quand même servir à conserver des archives.
