Modèle de convocation des adhérents d’une association a l’assemblée générale annuelle
A la base, l’assemblée générale se regroupe une fois par an ou une fois tous les 6 mois, mais il peut arriver qu’une association établie une lettre de convocation question de faire appel à l’assemblée générale pour une assise autour d’un sujet bien précis. Ce modèle de lettre vous permettra d’en connaître les rouages.
Désignation de l’association
Adresse du siège social
Code postal / Ville
Nom et prénom du membre destinataire
Adresse destinataire
Code postal / ville du destinataire
Date du jour de rédaction
Lettre simple / recommandée avec accusé de réception
Objet : convocation des adhérents d’une association à l’assemblée générale annuelle
Madame, Monsieur,
Nous avons le privilège de vous convier à prendre part à l’assemblée générale ordinaire de l’association ______________ (ici vous renseignez le nom de ladite association). Cette assemblée se tiendra le __________ (précisez la date exacte de l’assise) à _______ heures (précisez l’heure précise) à l’adresse suivante : ___________________________________ (ici vous noterez l’adresse où se tiendra l’assemblée générale).
Les discussions porteront sur l’ordre du jour suivant :
- Détermination du montant des cotisations ;
- Intronisation de nouveaux membres ;
- Présentation du rapport d’activité ;
- Validation du budget de l’association pour l’exercice en cours ;
- Achat ou vente de biens par l’association ;
- Révision des statuts et du règlement intérieur de l’association ;
- Renouvellement des membres du conseil d’administration ;
- Affectation du résultat ;
- Questions diverses
Nous vous rappelons que selon le règlement intérieur et le règlement intérieur :
- L’assemblée générale des actionnaires ne peut délibérer que lorsque les 2/3 des membres sont présents (selon le quorum stipulé dans les statuts).
- Le droit de participer à la conférence est réservé uniquement aux membres ayant payé leur cotisation à la date du [date de la réunion] et ayant adhéré à notre association depuis au moins 5 mois.
- Votre présence à cette conférence est nécessaire. En cas d’empêchement, vous pouvez choisir un représentant de votre choix et détenir une lettre d’autorisation régulière. Joindre un exemple de procuration. Veuillez le remplir et le signer avant de l’envoyer à votre représentant. A noter que tous les pouvoirs sont inévitablement remis au siège social de l’association au plus tard le _________ (renseignez la date de délais).
- Vous pouvez également voter par correspondance. Veuillez trouver ci-joint le bulletin de vote postal à remplir et à signer. Ensuite, il doit retourner au siège de l’association avant le _________ (renseignez la date de délais).
Pour organiser cette assemblée générale ordinaire, cette présente convocation sera conjointement suivie des documents nécessaires à votre information.
Comptant vivement sur votre présence, nous vous saurions gré, Madame, Monsieur, de bien vouloir accepter nos salutations les plus distinguées.
Nom et prénom
Signature
Dans quelles situations et dans quels buts peut-on utiliser ce type de lettre ?
La fréquence des convocations à l’assemblée générale des actionnaires est librement déterminée par les membres de l’association dans les statuts. Par exemple, ceux-ci peuvent spécifier certaines raisons que l’assemblée générale doit respecter, telles que :
- Le remplacement des dirigeants : c’est un exercice qui n’est pas à apprendre à la légère. Raison pour laquelle, l’assemblée générale doit être convoquée pour que soit effectué selon les règles régies le changement d’un dirigeant soit acté par tous.
- Modifier les statuts de l’association : étant donné qu’une association se définie d’une certaine façon par son statut, il est impératif de convoquer une assemblée générale pour les modifiés.
Cependant, certaines décisions nécessitent encore une assemblée générale des actionnaires. C’est la situation suivante :
- L’association souhaite être reconnue d’utilité publique ;
- La dissolution ou la suspension de l’association est envisageable, et il n’y a pas de procédure spécifique précisée dans la charte.
